Procedura zgłoszeń zewnętrznych i wewnętrznych - Procedury - Komenda Miejska Policji we Wrocławiu

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania

działań następczych przez Komendanta Miejskiego Policji we Wrocławiu

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1. Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych przez Komendanta Miejskiego Policji we Wrocławiu stanowi realizację obowiązków wynikających z art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928). Służy ona do określania zasad i trybu zgłaszania informacji, w tym uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

§ 2. Osoba przekazująca zgłoszenie nazywana jest w niniejszej procedurze „zgłaszającym”. Po ustaleniu w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek, o których mowa w § 12 ust. 5 procedury, a także w przypadku określonym w § 12 ust. 4 pkt 2-3 procedury, osoba ta nazywana jest „sygnalistą”.

§ 3. Użyte w procedurze określenia oznaczają:

1) KMP – Komenda Miejska Policji we Wrocławiu;

2) podmiot prawny – należy przez to rozumieć podmiot prywatny (osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawcę, jeżeli nie są podmiotami publicznymi) lub podmiot publiczny (tj. podmiot wskazany w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego – Dz. U. z 2023 r. poz. 1524);

3) sygnalista – osoba, której zgłoszenie zostało wstępnie pozytywnie zweryfikowane w KMP w trybie art. 34 ust. 1 pkt 2 ustawy;

4) zgłoszenie zewnętrzne – informacja przekazana KMP przez osobę o ustalonej tożsamości o naruszeniu prawa, mieszcząca się w zakresie art. 3 ust. 1 ustawy (lub przekazana przez inny organ publiczny lub Rzecznika Praw Obywatelskich), która została wstępnie pozytywnie zweryfikowana w trybie art. 34 ust. 1 pkt 2 ustawy;

5) zgłoszenie – informacja przekazana przez zgłaszającego o ustalonej tożsamości, która wedle subiektywnych ocen tej osoby dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 2 pkt 3 w zw. z art. 3 ustawy, a więc informacja przed etapem weryfikacji, o której mowa w Rozdziale VII, a także informacja, która nie przeszła pozytywnie etapu wstępnej weryfikacji ze względów podmiotowych lub przedmiotowych;

6) ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928);

7) procedura – Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych przez Komendanta Miejskiego Policji we Wrocławiu;

8) RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016);

9) k.p.a. – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572).

§ 4. W sprawach nieuregulowanych w procedurze, zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy ustawy oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

Rozdział II

Wyłączenie stosowania procedury zgłoszeń zewnętrznych

§ 5. 1. Procedura nie dopuszcza anonimowego zgłoszenia. Zgłoszeniem anonimowym jest zgłoszenie, które nie umożliwia identyfikacji jego autora przez adresata zgłoszenia. Zgłoszenia anonimowe są trwale nieskuteczne. Nie podlegają rozpoznaniu w trybie niniejszej procedury – co, w zależności od przedmiotu zgłoszenia, nie wyklucza stosowania przepisów odrębnych, przewidujących rozpatrywanie informacji zgłoszonych anonimowo.

2. Informacje, o których mowa w ust. 1 oraz art. 5 ust. 1-2 ustawy, nie podlegają przyjęciu, choćby miały sygnalistyczny charakter. Wskazane zgłoszenia pozostawione zostaną bez rozpoznania w zakresie procedury.

3. Naczelnik Wydziału Kontroli KMP/osoba zastępująca, w zależności od charakteru przekazanych informacji, o których mowa w ust. 1, może poinformować zgłaszającego (jeśli podał on dane do kontaktu) o nieprzyjęciu zgłoszenia, wskazując przy tym dodatkowo uregulowania procedury w przedmiocie skutecznego wniesienia zgłoszenia zewnętrznego.

4. W przypadku informacji stanowiących zawiadomienie o możliwości popełnienia czynu zabronionego, ściganego w trybie publicznoskargowym, korespondencji takiej nadaje się bieg poprzez przekazanie jej do organu właściwego miejscowo i rzeczowo, celem dalszego procedowania sprawy w trybie Kodeksu postępowania karnego lub Kodeksu postępowania w sprawie o wykroczenia – o czym informuje się zgłaszającego (jeśli podał on dane do kontaktu).

5. Informacje, o których mowa w ust. 1, nie podlegają rejestracji w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

Rozdział III

Komórka/osoba odpowiedzialna za procedowanie zgłoszeń

§ 6. 1. Do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do przyjmowania zgłoszeń/zgłoszeń zewnętrznych, które wpłynęły do KMP, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych, kontaktu ze zgłaszającym/sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i – w razie potrzeby – zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu; przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury, a także do prowadzenia Rejestru zgłoszeń zewnętrznych, Komendant Miejski Policji we Wrocławiu upoważnia wyznaczonych funkcjonariuszy/pracowników Wydziału Kontroli KMP.

2. Nadzór nad czynnościami realizowanymi przez osoby, o których mowa w ust. 1, sprawuje Naczelnik Wydziału Kontroli KMP/osoba zastępująca, który każdorazowo po wpływie zgłoszenia wyznacza bezstronne osoby z Wydziału Kontroli KMP, odpowiedzialne za dalsze procedowanie sprawy.

3. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Miejski Policji we Wrocławiu, na wniosek Naczelnika Wydziału Kontroli KMP/osoby zastępującej, może upoważnić inne, bezstronne osoby z KMP (bazując na ich wiedzy i doświadczeniu zawodowym) do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia oraz w procesie działań następczych. Nie dotyczy to jednak osób, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także osób pozostających w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.

4. Dla osób, o których mowa w ust. 1-3, wprowadza się wzory upoważnień, które stanowią załączniki nr 1 i nr 2 do procedury.

Rozdział IV

Sposoby przekazywania zgłoszeń

§ 7. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej, zgłaszający podaje adres do kontaktu (tj. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej). Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie będzie realizowany obowiązek, o którym mowa w art. 32 ust. 5, art. 37, art. 38, art. 40 ust. 2 zdanie drugie, art. 41 ustawy, jak również art. 8 ust. 3 oraz art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy – w zakresie obowiązku informacyjnego.

§ 8. 1. Sposoby przekazywania zgłoszeń obejmują możliwość dokonywania ich w formie ustnej (za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub podczas bezpośredniego spotkania) i pisemnej (w postaci papierowej).

2. Zgłoszenie powinno zawierać imię, nazwisko oraz adres do kontaktu – tj. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, a także przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy oraz co najmniej następujące informacje: datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa (jednoznaczne wskazanie kontekstu związanego z pracą/służbą w danym podmiocie prawnym), opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie preferowanego adresu do kontaktu. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 3 do procedury. Stosowanie formularza nie jest obligatoryjne.

3. Zgłoszenie dokonane w sposób wskazany w ust. 1, może także zawierać zgodę na ujawnienie tożsamości zgłaszającego – w przypadku, kiedy zgłaszający nie widzi przeciwskazań do ujawniania swoich danych osobowych nieupoważnionym osobom. W przypadku wyrażenia takiej zgody, administrator danych osobowych, tj. Komendant Miejski Policji we Wrocławiu (za pośrednictwem osoby upoważnionej) będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez zgłaszającego (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego – art. 14 RODO) lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych – art. 15 RODO). Wzór zgody na ujawnienie tożsamości sygnalisty stanowi załącznik nr 4 do procedury. Stosowanie formularza nie jest obligatoryjne.

4. Zgoda zgłaszającego na ujawnienie jego danych osobowych nie jest wymagana w sytuacji, o której mowa w § 15 ust. 3 procedury.

5. Zgłoszenie ustne, za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej pod numerem telefonu: 4787 15608 dokonane może być od poniedziałku do piątku w godz. od 8:30 do 13:00 (poza dniami ustawowo wolnymi od pracy). Zgłoszenie to dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie. Sposób dokonania sprawdzenia ustalony zostanie ze zgłaszającym w trakcie rozmowy.

6. Na wniosek zgłaszającego, zgłoszenie ustne ma miejsce podczas bezpośredniego spotkania w KMP, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W trosce o zachowanie poufności tożsamości zgłaszającego, spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu. Preferowaną formą wyznaczenia terminu spotkania jest skorzystanie z numeru telefonu: 4787 15608. Podczas spotkania, za zgodą zgłaszającego, zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

7. Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej może być dokonane poprzez:

1) wysłanie go na adres: Naczelnik Wydziału Kontroli, Komendy Miejskiej Policji we Wrocławiu, ul. Sołtysowicka 21, 51-168 Wrocław, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „do rąk własnych, nie otwierać w sekretariacie”;

2) wysłanie go na adres: Komendant Miejski Policji we Wrocławiu, Komenda Miejska Policji we Wrocławiu, ul. Sołtysowicka 21, 51-168 Wrocław, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „do rąk własnych, nie otwierać w sekretariacie”;

3) doręczenie go osobiście do KMP – na stanowisko Recepcji, w zamkniętej kopercie zaadresowanej i opisanej, jak w pkt 1 lub 2.

8. W przypadku chęci dołączenia dowodów utrwalonych w formie elektronicznej, do zgłoszenia pisemnego dołącza się nośnik danych z wgranymi danymi multimedialnymi w postaci zdjęć, filmów, dźwięku.

9. W celu zwiększenia poziomu poufności przed dostępem do treści osoby nieupoważnionej, dopuszcza się włożenie listu do podwójnej koperty.

10. Dostęp do wiadomości złożonej w sposób zgodny z ust. 7 ma wyłącznie: Komendant

Miejski Policji lub jego zastępca oraz Naczelnik Wydziału Kontroli KMP/osoba go zastępująca.

§ 9. W przypadku, gdy zgłoszenie zostało przyjęte przez osobę nieposiadającą upoważnienia w tym zakresie, np. wskutek przekazania zgłoszenia przez osobę zgłaszającą za pośrednictwem innych środków komunikacji niż przyjęte zgodnie z Rozdziałem IV procedury, osoba ta zobowiązana jest do:

1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości zgłaszającego/sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;

2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia pracownikowi/policjantowi z Wydziału Kontroli KMP, bez wprowadzania jakichkolwiek zmian w tym zgłoszeniu.

Rozdział V

Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia/zgłoszenia zewnętrznego

§ 10. 1. Po wpływie do KMP zgłoszenia/zgłoszenia zewnętrznego, Naczelnik Wydziału Kontroli KMP/osoba zastępująca, potwierdza zgłaszającemu/sygnaliście jego otrzymanie niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wpływu, chyba że zawiadamiający/sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub osoba procedująca dane zgłoszenie ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości zgłaszającego/sygnalisty. Wzór potwierdzenia otrzymania zgłoszenia/zgłoszenia zewnętrznego stanowi załącznik nr 5 do procedury.

2. W przypadku informacji, o których mowa w § 5 ust. 1 procedury, a także w przypadku kiedy w zgłoszeniu/zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, ust. 1 nie stosuje się.

3. Przy czynności, o której mowa w ust. 1, realizuje się obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO.

Rozdział VI

Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

§ 11. 1. Zgłoszenia, o których mowa w § 10 ust. 1, rejestruje się w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych. Wzór Rejestru zgłoszeń zewnętrznych stanowi załącznik nr 6 do procedury.

2. Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń zewnętrznych w zakresie procedowania konkretnej sprawy w nim odnotowanej, odpowiadają osoby, o których mowa w § 6 ust. 2 procedury. Rejestr ten przechowywany jest w pomieszczeniu służbowym użytkowanym przez Naczelnika Wydziału Kontroli KMP w zabezpieczonej przed dostępem osób postronnych szafie zamykanej na klucz.

3. Zgłoszenia, zewnętrzne dokonywane w trybie niniejszej procedury nie podlegają rejestrowaniu w sposób określony w obowiązującej w KMP instrukcji kancelaryjnej.

Rozdział VII

Wstępna weryfikacja zgłoszenia

§ 12. 1. Wstępna weryfikacja zgłoszenia, polega na ustaleniu:

1) czy przekazana informacja dotyczy jednego z obszarów określonych w art. 3 ust. 1 ustawy, jak również czy zgłaszający (osoba przekazująca informację) oraz kontekst pozyskania informacji poddają się kwalifikacjom przez pryzmat zastosowania art. 2 pkt 3 w zw. z art. 4 ustawy;

2) czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania KMP – określonego szczegółowo regulaminem obowiązującym w KMP;

3) czy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę zawarto istotne nowe informacje na temat naruszeń prawa, w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.

2. W celu uzupełnienia niekompletnego zgłoszenia, przede wszystkim w zakresie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1, istnieje możliwość zwrócenia się do zgłaszającego, na podany przez niego adres do kontaktu, o złożenie w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub dodatkowych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu, z pouczeniem, o którym mowa w ust. 3. Jeżeli zgłaszający sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji, lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

3. W przypadku nieprzekazania wymaganych informacji, o których mowa w ust. 2 – po uprzednim wezwaniu, skierowanym do zawiadamiającego na etapie wstępnej weryfikacji, brak jest podstaw do dalszego procedowania sprawy w trybie procedury. W danych okolicznościach stosuje się odpowiednio ust. 4 pkt 1.

4. W przypadku zaistnienia negatywnej weryfikacji przesłanek, o których mowa w ust. 1:

1) w odniesieniu do sytuacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1:

a) informuje się zgłaszającego (w formie ustnej lub pisemnej – w zależności od obranego przez niego kanału do dokonywania zgłoszeń), podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia, tj. wskazując, że brak jest podstaw do dalszego procedowania sprawy w trybie procedury, a co za tym idzie do podjęcia działań następczych w KMP czy przekazania zgłoszenia zewnętrznego do organu właściwego,

b) można poinformować zgłaszającego, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, np. skargi, wniosku, petycji, jako przedmiot powództwa cywilnego lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie,

c) informuje się zgłaszającego, że udzielona informacja nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego późnej środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania,

d) w zależności od przedmiotu zgłoszenia, np. stanowiącego informację o możliwości popełnienia czynu zabronionego ściganego w trybie publicznoskargowym, informuje się dodatkowo zgłaszającego, m.in. o przekazaniu jego zgłoszenia do organu właściwego miejscowo i rzeczowo, celem dalszego procedowania sprawy;

2) w odniesieniu do sytuacji, o której mowa w ust. 1 pkt 2:

a) ustala się organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych,

b) przekazuje się zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – oraz informuje się o tym sygnalistę,

c) w miarę możliwości, przekazanie zgłoszenia zewnętrznego następuje za pośrednictwem kanałów do dokonywania zgłoszeń zewnętrznych przyjętych w danym organie publicznym;

3) w odniesieniu do sytuacji, o której mowa w ust. 1 pkt 3:

a) informuje się sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia się je bez rozpoznania i nie informuje się o tym sygnalisty,

b) fakt ten odnotowuje się wraz z uzasadnieniem w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

5. W przypadku zaistnienia pozytywnej weryfikacji przesłanek, o których mowa w ust. 1, podejmuje się działania następcze w KMP.

§ 13. 1. W przypadku stwierdzenia, że działania następcze podejmowane będą w KMP, na żądanie sygnalisty wydaje mu się, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza się, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.

2. Żądanie wydania zaświadczenia powinno zawierać wskazanie osoby, od której żądanie pochodzi, jej adres oraz żądanie potwierdzenia, że osoba ta podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy. Formę żądania określają przepisy art. 14 § 1 w zw. z art. 63 k.p.a. § 1. W przypadku, gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 k.p.a. lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie przepisy o zgłoszeniach zewnętrznych.

Rozdział VIII

Działania następcze

§ 15. 1 Zasadniczym celem działań następczych jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia.

2. Działania następcze realizowane będą w KMP – w zależności od przedmiotu zgłoszenia, w trybie właściwego postępowania wyjaśniającego, toczącego się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowania karnego lub administracyjnego.

3. W przypadku, gdy ujawnienie danych osobowych sygnalisty, pozwalających na ustalenie jego tożsamości jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie, Naczelnik Wydziału Kontroli KMP/osoba zastępująca, przed dokonaniem ujawnienia danych osobowych, powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu. Wzór powiadomienia stanowi załącznik nr 7 do procedury.

4. W uzasadnionych przypadkach, w ramach działań następczych, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, istnieje możliwość przekazania zgłoszenia zewnętrznego jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym.

5. Naczelnik Wydziału Kontroli KMP/osoba go zastępująca, przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

6. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość przekazania sygnaliście informacji zwrotnej w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 5.

7. Zakończenie działań następczych dokumentuje się sprawozdaniem przedkładanym do zatwierdzenia Komendantowi Miejskiemu Policji we Wrocławiu, zawierającym informacje o przebiegu realizowanych czynności i sposobie ich zakończenia.

8. Naczelnik Wydziału Kontroli KMP/osoba zastępująca, zawiadamia sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego. Zawiadomienie to zawiera pouczenie o treści art. 40 ust. 2 ustawy.

Rozdział IX

Dane osobowe

§ 16. 1. Względem danych osobowych osoby, której dane dotyczą, zbieranych od tej osoby (art. 13 RODO) – stosuje się klauzulę informacyjną stanowiącą załącznik nr 8 do procedury.

2. Względem danych osobowych nie pozyskanych od osoby, której dane dotyczą (art. 14 RODO) – stosuje się klauzulę informacyjną stanowiącą załącznik nr 9 do procedury – po uprzedniej analizie wykluczającej zaistnienie okoliczności, o których mowa w art. 14 ust. 5 lit. b RODO.

§ 17. Usuwanie danych osobowych, niszczenie dokumentów związanych ze zgłoszeniem dokonuje się w przypadkach i w terminach określonych w art. 8 ust. 4, 8-10 ustawy.

Rozdział X

Ochrona sygnalisty

§ 18. 1 Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

2. Zakres ochrony, formy stosowania działań odwetowych i tryb postępowania w takich sytuacjach został określony w rozdziale 2 ustawy.

3. Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych:

1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,

2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

3) ochrona poufności, o której mowa w pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Rozdział XI

Informacja o przyjmowaniu zgłoszeń przez Rzecznika Praw Obywatelskich

§ 19. Zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa będą przyjmowane przez RPO od dnia 25 grudnia 2024 r. wyłącznie przez dedykowane do tego celu kanały – informacja w tym zakresie umieszczona została w Biuletynie Informacji Publicznej RPO.

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań

następczych w Komendzie Miejskiej Policji we Wrocławiu

Rozdział I.

Postanowienia ogólne

§ l. Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Miejskiej Policji we Wrocławiu- zwana dalej procedurą zgłoszeń wewnętrznych, określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów informacji o naruszeniu prawa, w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Komendzie Miejskiej Policji we Wrocławiu lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

§ 2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Komendzie Miejskiej Policji we Wrocławiu i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.

§ 3. System przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem opisanych w niniejszej procedurze kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

§ 4. Nie przyjmuje się zgłoszeń dokonanych anonimowo.

§ 5. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

§ 6. 1. Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie stosuje się do informacji objętych:

a) przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego bezpieczeństwa publicznego;

b) tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;

c) tajemnicą narady sędziowskiej;

d) postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności nie podlegają ze względów

2. Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie stosuje się również do naruszeń prawa w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r.- Prawo zamówień publicznych, do których nie stosuje się tej ustawy, umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa oraz innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

§7. Użyte w procedurze określenia oznaczają:

1) KMP we Wrocławiu - Komenda Miejska Policji we Wrocławiu;

2) działanie następcze - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

2) działanie odwetowe - należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

3) informacja o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w KMP we Wrocławiu, w której sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

4) informacja zwrotna - należy przez to rozumieć przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań,

5) zgłoszenie - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, tj. dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji sprecyzowanych w niniejszej procedurze zgłoszeń wewnętrznych.

6) zgłoszenie wewnętrzne - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa w KMP we Wrocławiu- za pomocą dedykowanych do tego kanałów komunikacji określonych w procedurze zgłoszeń wewnętrznych;

7) zgłoszenie zewnętrzne - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;

8) ujawnienie publiczne - należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej

9) naruszenie prawa - to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

a) korupcji,

b) zamówień publicznych,

c) usług, produktów i rynków finansowych,

d) przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,

e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

f) bezpieczeństwa transportu,

g) ochrony środowiska,

h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

i) bezpieczeństwa żywności i pasz,

j) zdrowia i dobrostanu zwierząt,

k) zdrowia publicznego,

l) ochrony konsumentów,

m) ochrony prywatności i danych osobowych,

n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

r) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w lit a-p.

10) sygnalista - osoba fizyczna wymieniona w art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, tj. osoby które pracują lub pracowały (pełniły lub pełnią służbę) w KMP we Wrocławiu, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą oraz osoby, które zgłaszają powyższe informacje w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w KMP we Wrocławiu lub pełnienia służby w KMP we Wrocławiu lub już po ich ustaniu;

11) osoba, której dotyczy zgłoszenie - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

12) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą/służbą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

13) osoba powiązana z sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks kamy

14) organ publiczny - należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1;

15) Kanał komunikacji - rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia. Kanały komunikacji określa Rozdział IV procedury zgłoszeń wewnętrznych: "Sposoby przekazywania zgłoszeń".

Rozdział II

Komórka i osoby odpowiedzialne za procedowanie zgłoszeń

§ 8. l. Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych wyznacza się Wydział Kontroli KMP we Wrocławiu.

2. Naczelnik Wydziału Kontroli KMP we Wrocławiu lub osoba go zastępująca, każdorazowo po wpływie zgłoszenia wyznacza osobę do dalszego procedowania zgłoszenia spośród posiadających odrębne upoważnienia funkcjonariuszy Wydziału Kontroli KMP we Wrocławiu lub nieetatowego Pełnomocnika Komendanta Miejskiego Policji we Wrocławiu ds. Ochrony Praw Człowieka lub jego zastępce. Naczelnik Wydziału Kontroli sprawuje nadzór nad czynnościami realizowanymi przez te osoby.

3. Osoby upoważnione, o których mowa w ust. 2 podejmują działania następcze, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, w tym do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

4. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Miejski Policji we Wrocławiu., na wniosek Naczelnika Wydziału Kontroli KMP lub osoby go zastępującej, może upoważnić inne, bezstronne osoby z KMP we Wrocławiu, (bazując na ich wiedzy i doświadczeniu zawodowym) do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia lub w procesie działań następczych. Nie dotyczy to jednak osób, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także osób pozostających w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.

5. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy osób z Wydziału Kontroli KMP we Wrocławiu, istnieje możliwość złożenia zgłoszenia bezpośrednio Komendantowi Miejskiemu Policji we Wrocławiu m. in. w sposób określony w § 16 ust. 4 niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych.

6. W okolicznościach, o których mowa w ust. 5 Komendant Miejski Policji we Wrocławiu, wyznacza Naczelnika Wydziału Kadr KMP we Wrocławiu lub jego Zastępcę, upoważnionego do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej, oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, w tym do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych - w zakresie dotyczącym przedmiotowego zgłoszenia. Przepis ust. 3 w odniesieniu do Naczelnika Wydziału Kadr KMP we Wrocławiu lub jego Zastępcy stosuje się odpowiednio.

7. Osoby, o których mowa w ust. 1-6 działają na podstawie pisemnego upoważnienia Komendanta

Miejskiego Policji we Wrocławiu są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, także po usłaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały te czynności. Wzory upoważnienia w tym zakresie stanowią załączniki nr 3 i nr 4 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Rozdział Ill

Poufność informacji

§ 9. Osoby upoważnione, o których mowa w Rozdziale II procedury zgłoszeń wewnętrznych, w zakresie przetwarzania danych osobowych zobowiązane są do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Zachowanie tajemnicy (w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskanych w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych) obliguje te osoby także po ustaniu stosunku pracy/służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę/służbę. Wzór oświadczenia o zachowaniu poufności stanowi załącznik nr l do procedury zgłoszeń wewnętrznych.

§ 10. Przy przyjmowaniu i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowaniu działań następczych

oraz związanych z tym przetwarzaniem danych osobowych, stosuje się środki:

1) uniemożliwiające uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;

2) zapewniające ochronę poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

§ 11. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio

zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

§ 12. W trakcie procedowania zgłoszenia, osoby do tego upoważnione, posługują się jedynie numerem

sprawy/zgłoszenia, co przyczyni się do zwiększenia poziomu poufności.

§ 13. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne zostało przyjęte przez osobę nieposiadającą

upoważnienia w tym zakresie, osoba ta zobowiązana jest do:

1) zachowania w tajemnicy informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;

2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia wewnętrznego bezpośrednio Komendantowi Miejskiemu Policji we Wrocławiu/ Naczelnikowi Wydziału Kontroli KMP we Wrocławiu, bez wprowadzania jakichkolwiek zmian w tym zgłoszeniu.

§ 14. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych sygnalisty w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa stanowi załącznik nr 6 procedury zgłoszeń wewnętrznych.

§ 15. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych osób, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa stanowi załącznik nr 7 procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Rozdział IV

Sposoby przekazywania zgłoszeń

§ 16. 1. Przekazywanie zgłoszeń wewnętrznych, odbywa się ustnie, w postaci bezpośredniego zgłoszenia do protokołu lub pisemnie w tradycyjnej formie papierowej.

2. Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy, datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa łub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie adresu do kontaktu. Przykładowy wzór druku formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 2 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.

3. Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej może być dokonane poprzez:

a) wysłanie go na adres: Wydziału Kontroli Komendy Miejskiej Policji we Wrocławiu, ul. Sołtysowicka 21, 51-168 Wrocław, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: "zgłoszenie wewnętrzne - do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie",

b) doręczenie go osobiście do punktu recepcyjnego Komendy Miejskiej Policji we Wrocławiu ul. Sołtysowicka 21, 51-168 Wrocław lub do Sekretariatu Wydziału Kontroli KMP we Wrocławiu ul. Szymanowskiego 11 we Wrocławiu w zamkniętej kopercie z dopiskiem jak w punkcie a).

4. W przypadku zaistnienia okoliczności wskazanych w § 8 ust. 5 procedury zgłoszeń wewnętrznych,

zgłoszenie takie może być dokonane poprzez:

a) wysłanie go na adres: Sekretariat Komendanta Miejskiego Policji we Wrocławiu, ul. Sołtysowicka 21, 51-168 Wrocław, w zamkniętej kopercie z dopiskiem, jak w ust. 3 lit. a),

b) doręczenie go osobiście do Sekretariatu Komendanta Wojewódzkiego Policji we Wrocławiu, w zamkniętej kopercie z dopiskiem, jak w ust. 3 lit. a).

5. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 3 i 4, nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą pisemnego upoważnienia Komendanta Wojewódzkiego Policji we Wrocławiu do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

6. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem "zgłoszenie wewnętrzne - do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie" ma tylko: Komendant Miejski Policji we Wrocławiu lub osoba go zastępująca oraz upoważnione osoby, o których mowa w § 8 ust. 7.

7. Na wniosek zgłaszającego zgłoszenie ustne dokonuje się podczas bezpośredniego spotkania w KMP we Wrocławiu w formie protokołu spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W trosce o zachowanie poufności tożsamości sygnalisty, spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu. Preferowaną formą wyznaczenia terminu spotkania jest m. in. skorzystanie z numeru telefonu 8715608, który jest niezależny od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach działalności Wydziału Kontroli KMP we Wrocławiu. Numer ten służy do kontaktu w sprawie sygnalistów i jest aktywny od poniedziałku do piątku w godz. 9:00 do 14:00 (poza dniami ustawowo wolnymi). Podczas spotkania, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu spotkania. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

§ 17. W zakresie zgłoszeń, o których mowa w niniejszym rozdziale. nie mają zastosowania przepisy dotyczące metod i form pracy kancelaryjnej.

§ 18. Zgłoszenia wewnętrzne, które są anonimowe nie są rozpatrywane. Takie zgłoszenia pozostawia się bez dalszego biegu.

§ 19. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu. Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie będzie realizowany obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia.

Rozdział V

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

§ 20. 1. Każde zgłoszenie, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji,

podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

2. Wpisy do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonują upoważnione osoby, o których mowa w § 8 procedury zgłoszeń wewnętrznych. Rejestry te przechowywane są w pomieszczeniach służbowych zabezpieczone przed dostępem osób postronnych w szafach zamykanych na klucz.

3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje: numer zgłoszenia z przypisanym symbolem, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie – niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych. datę zakończenia sprawy. Wzór Rejestru stanowi załącznik nr 5 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.

4. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział VI

Wstępna weryfikacja zgłoszenia

§ 21. 1. Naczelnik Wydziału Kontroli KMP we Wrocławiu lub osoba go zastępująca, w terminie 7 dni od dnia wpływu do KMP we Wrocławiu zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem kanałów komunikacji wskazanych w § 16 ust. 3 i 4 procedury zgłoszeń wewnętrznych, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego - chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

2. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w § 8 ust. 5 procedury zgłoszeń wewnętrznych, Naczelnik Wydziału Kadr KMP we Wrocławiu lub jego Zastępca, w terminie 7 dni od dnia wpływu do KMP we Wrocławiu zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem kanału komunikacji wskazanego w § 16 ust. 4, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego -chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

§ 22. 1. Wstępna weryfikacja zgłoszenia, która wpłynęła do KMP we Wrocławiu za pośrednictwem kanałów komunikacji wskazanych w Rozdziale IV procedury zgłoszeń wewnętrznych, polega na ustaleniu, czy informacja ta stanowi "informację o naruszeniu prawa", (w rozumieniu wskazanym w § 7 pkt 9 w zw. z pkt 15 procedury zgłoszeń wewnętrznych) i czy została ona dokonana przez osobę wymienioną w § 7 pkt 17 procedury zgłoszeń wewnętrznych. Celem wstępnej weryfikacji, jest także ustalenie, czy nie zachodzą okoliczności wykluczające dalsze procedowanie zgłoszenia, o których mowa w § 6 procedury zgłoszeń wewnętrznych.

2. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji, negatywnych przesłanek, o których mowa w ust. l, brak jest podstaw do prowadzenia działań następczych.

3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, informuje się zgłaszającego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji jego zgłoszenia, tj. wskazując, że brak jest podstaw do dalszego procedowania zgłoszenia w trybie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz procedury zgłoszeń wewnętrznych, a co za tym idzie do podjęcia działań następczych.

4. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji, pozytywnych przesłanek, o których mowa w ust. l, podejmuje się działania następcze.

§ 23. Przy czynnościach, o których mowa w § 21 i § 22 ust. 3 realizuje się jednocześnie obowiązek informacyjny 'wynikający z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) - obejmujący treści ujęte w klauzuli, o której mowa w § 14 procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Rozdział VII

Działania następcze

§ 24. 1 Zasadniczym celem działań następczych jest weryfikacja prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym - polegająca na uprawdopodobnieniu zgłoszenia oraz przeciwdziałanie nieprawidłowościom, o których mowa w zgłoszeniu wewnętrznym- poprzez podjęcie działań zaradczych przed wystąpieniem skutków naruszenia prawa lub ich maksymalne zminimalizowanie po ich wystąpieniu.

2. Działania następcze realizowane są w szczególności w formie czynności weryfikacyjnych zmierzających do realizacji celów działania następczego.

3.W ramach działań następczych istnieje m. in. możliwość.:

l) zwracania się o zajęcie stanowiska do osoby, której dotyczy zgłoszenie - z zachowaniem zasad poufności tożsamości sygnalisty;

2) odbierania wyjaśnień od osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia, w celu zgromadzenia dodatkowych informacji;

3) pozyskiwania kopii dokumentów dot badanego naruszenia - z poszanowaniem przepisów prawa regulujących kwestię dostępu do danej dokumentacji procedowanej w określonym trybie postępowania;

4) występowania do sygnalisty/osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, z wykorzystaniem adresu do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu - zwłaszcza, jeśli treści zawarte w danym zgłoszeniu nie pozwalają w pełni na realizację celów działań następczych. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności tożsamości sygnalisty, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

4. Przy czynnościach względem osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia, realizuje się jednocześnie obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. lV sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) obejmujący treści ujęte w klauzuli, o której mowa w § 15 procedury zgłoszeń wewnętrznych.

5. W toku realizacji działań następczych, wszystkie osoby je realizujące, mają obowiązek podejmowania czynności, z zachowaniem należytej staranności, a także obowiązek zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty.

6. Naczelnik Wydziału Kontroli KMP we Wrocławiu lub osoba go zastępująca, lub osoba o której mowa w § 8 ust. 5 procedury zgłoszeń wewnętrznych, przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, lub -w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 21 procedury zgłoszeń wewnętrznych- 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. Okoliczność przekazania informacji zwrotnej w wymienionym terminie, nie jest równoznaczna z ostatecznym zakończeniem działań następczych.

7. Zakończenie działań następczych dokumentuje się sprawozdaniem przedkładanym do zatwierdzenia

Komendantowi Miejskiemu Policji we Wrocławiu, zawierającym informacje o:

- przebiegu realizowanych czynności, realizacji cel6w działania następczego,

- rekomendacjach: w zakresie wskazania środków naprawczych (autokorekty) możliwych do wdrożenia w Komendzie Miejskiej Policji we Wrocławiu lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa, jak również lub w zakresie dalszego nadania biegu sprawie m. in. poprzez wskazanie, że wskutek działań następczych stwierdzono, iż informacja objęta zgłoszeniem winna być procedowania w trybie postępowania prawnego toczącego się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych,

- wskazaniu czy w toku działań następczych ujawniono okoliczności podlegające odpowiedzialności karnej uregulowanej w Rozdziale 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Przede wszystkich dyspozycje art. 54 - "uniemożliwienie lub utrudnianie dokonania zgłoszenia", art. 55 - "podejmowanie działań odwetowych", art. 56 - "ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą", art. 57 - "dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pomimo wiedzy o braku naruszenia prawa".

Rozdział VIII

Zakaz działań odwetowych

§ 25. l. Jakiekolwiek działania odwetowe wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego - zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów – są zakazane.

2. Do kwestii związanej z zakazem działań odwetowych i środków ochrony, odnoszących się do zgłoszeń związanych z procedurą zgłoszeń wewnętrznych, zastosowanie mają przepisy Rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Rozdział IX

Zgłoszenia zewnętrzne

§ 26. 1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, z pominięciem Procedury, w szczególności gdy: w terminie na przekazanie informacji zwrotnej u Pracodawcy nie podjęto działań następczych lub nie przekazano informacji zwrotnej lub sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.

2. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.